Eenvoudige bezoekersregistratie met een digitale receptie

Een eerste indruk heeft grote invloed op de mening van een (potentiële) klant. Daarbij is het voor een bedrijf van groot belang om iedere klant goed te ontvangen bij binnenkomst. Helaas staat de Arbowet, artikel 3.1 lid 2, deze manier van ontvangen in de weg. Daarin staat beschreven dat iedere werkgever maatregelen moet nemen om, in geval van nood, goed te kunnen ontruimen. Hiervan is een verplichte bezoekersregistratie vaak het gevolg.

Veel organisaties werken fysieke papieren formulier voor bezoekersregistratie, waardoor het, door de registratie, vaak al te laat is om een goede, eerste indruk achter te laten bij de betreffende klant of bezoeker. Gelukkig kan dit sneller en makkelijker en zal een warm welkom mogelijk worden!

Geen papieren meer!

Naast dat een papieren notatie van de binnenlopende klanten veel tijd vergt, is deze manier van registreren officieel niet toegestaan. Aan de hand van een papieren logboek kunnen andere  bezoekers over (persoonlijke) informatie beschikken van de personen die hen voor zijn geweest. Volgens de AVG-wet zal de situatie worden gezien als verzameling persoonsgegevens die ter inzage op uw receptiebalie ligt, oftewel een datalek.

Digitale receptie

Vermijd de vermoeiende, tijdrovende en verboden registratie en stap over naar een effectievere manier van registreren. Met de plaatsing van een digitale receptie kan de bezoekersregistratie online en door de klanten zelf worden vastgelegd. 

Voorafgaand aan de afspraak zal het bezoek via het internet aangemeld kunnen worden. Na de aanmelding zal de bezoeker een bevestigingsmail ontvangen die voorzien is van een QR-code. Met de QR-code kan de bezoeker zich, bij aankomst, direct aanmelden door enkel de code te scannen bij de digitale receptie en zal de bezoekersregistratie vanzelf plaatsvinden.